Você sabia que muitas das crises econômicas se devem à complexidade e lentidão de processos dentro de uma corretora de seguros? E que a burocracia é um dos principais fatores de afastamento de clientes e insatisfação, tanto da parte do público quanto dos próprios colaboradores? A tecnologia avança tão rápido que empresários têm corrido atrás de soluções facilitadoras e dicas de como reduzir a burocracia na sua corretora. E como sabemos que essa dor provavelmente também é sua, elaboramos um artigo com orientações valiosas. Acompanhe:
CONHECENDO OS PROCESSOS
Todo empresário deve saber exatamente como funcionam as coisas em sua corretora. Isso quer dizer que conhecer os processos é essencial quando o objetivo é reduzir a burocracia. Conhecendo os processos, você saberá o que pode ser melhorado, quais etapas podem ser otimizadas, se existem ações inúteis que não dão resultado e que podem ser substituídas por outras, mais frutíferas, e poderá também “limpar” o ambiente para que fique mais funcional. A burocracia é um ambiente atulhado de objetos – a intenção do dono da corretora deve ser reorganizá-lo, eliminar itens desnecessários e acrescentar ferramentas para torná-lo prático.
AUTOMATIZANDO SISTEMAS
Lidar com papel é coisa do passado. Para reduzir a burocracia na sua corretora, você deve apostar em digitalização de documentos, sistemas informatizados que integrem todos os dados e que facilitem o atendimento aos clientes, organizando suas informações e mantendo históricos de consultas. Algumas plataformas de CRM desempenham bem esta função, e você nunca mais precisará se preocupar com arquivos físicos.
A automatização de sistemas possui inúmeros benefícios, mas vamos listar alguns aqui para você: economia de espaço, redução de tempo gasto para organização e análise, maior eficiência, facilidade nos relacionamentos e diminuição de riscos e erros.
Outra alternativa é ir um pouco mais longe no quesito “tecnologia”: algumas empresas estão apostando em inteligência artificial na automatização de processos, então se sua corretora se sente preparada para dar este passo e tem o suporte necessário para sustentar esta prática, por que não?
CAPACITANDO A EQUIPE
A equipe deve estar preparada para reduzir a burocracia da corretora também; por isso, invista em capacitação para que todo o time atue em conjunto nesta tarefa. Profissionais que entendem o que fazem, produzem resultados melhores e otimizam o tempo despendido para cada atividade. Delegar é um gesto que o dono de corretora terá que aprender a praticar – esforce-se em treinar sua equipe e delegar nunca mais será um problema para você.
Outro ponto importante é lhes conceder autoridade e autonomia suficientes para que a equipe tome decisões sozinha e consiga dar andamento aos processos sem a fiscalização ou aprovação direta dos gestores – o que, muitas vezes, atrasa a operação. Então, certifique-se de que seu time se sente confiante em atuar no mercado de seguros. Uma equipe confiante é sinal de que você fez seu trabalho direito.
OTIMIZANDO AS REUNIÕES
Um dos conceitos mais burocráticos das empresas é a reunião. E um dos métodos mais eficazes para reduzir a burocracia na sua corretora é otimizar as reuniões para que sejam objetivas, claras e o mais enxutas possível. Isso funciona tanto para as reuniões internas quanto para aquelas que envolvem os clientes. Lembre-se que, quanto mais tempo gasta numa reunião que facilmente se traduziria num simples e-mail, menos tempo você terá para se ocupar com tarefas realmente relevantes para a corretora.
O controle rigoroso de arquivos, documentos e informações gera muita preocupação aos donos de corretora que desejam aumentar sua competitividade no mercado. Temos que nos familiarizar, porém, com a ideia de que esta preocupação não necessariamente precisa nos causar uma dor de cabeça frequente. Com este artigo, esperamos que os empresários tenham obtido clareza em suas dúvidas na hora de se perguntar “como reduzir a burocracia na minha corretora”?
